Jak zorganizować event firmowy? Poradnik

Plenerowy event z rozmachem na setkę osób czy może kameralne przyjęcie integracyjne tylko dla pracowników? Pomysłów na imprezę firmową i możliwości realizacji jest tysiące. Pytanie tylko, jak przygotować się do takiego projektu? Bo nie ma co ukrywać, każdy wymaga sporych nakładów pracy i jest czasochłonny. W tym wpisie podpowiadamy, jak zorganizować wydarzenie, o którym będzie się mówić i który na długo zapadnie w pamięć wszystkim uczestnikom.

Z artykułu dowiesz się:

• o czym pamiętać przy organizacji eventu firmowego,
• co wpływa na sukces takiej imprezy,
• jak przygotować się do kontaktu z agencją eventową.

W ostatnich latach branża eventowa rozwija się w ekspresowym tempie. Firmom z niemal każdego sektora dostarcza on narzędzi, które służą do osiągania przez nie strategicznie ważnych celów wizerunkowych i reklamowych. Dlatego też event marketing wykorzystywany jest zarówno przez korporacje, jak i organizacje publiczne czy pozarządowe. Krótko pisząc: każdy docenia korzyści płynące ze świetnie przeprowadzonego wydarzenia.

Przeznaczeniem event marketingu jest promocja produktów, usług i idei. Daje on niepowtarzalną szansę np. na wprowadzenie nowej marki na rynek, zacieśnienie relacji z klientami i partnerami biznesowymi czy wsparcie efektywnej komunikacji na zewnątrz oraz wewnątrz organizacji. Ale nie tylko. Eventy firmowe to również genialny sposób na zmotywowanie do pracy i podniesienie zaangażowania ludzi, którzy codziennie dokładają swoją cegiełkę do sukcesu przedsiębiorstwa lub podziękowanie im za ich wkład w rozwój firmy.

Oto przykłady eventów firmowych:

• szkolenia,
• imprezy integracyjne,
• pikniki rodzinne,
• team building,
• festyny,
• konferencje,
• spotkania okolicznościowe (np. wigilia firmowa, jubileusze).

Odkryj: Przykładowe realizacje eventów firmowych

Z doświadczenia wiemy, że osoby z działów kadr lub odpowiedzialne w przedsiębiorstwach za marketing, mają mnóstwo pracy na bieżąco. Dodatkowy złożony projekt, jakim bez wątpienia jest organizacja eventu firmowego, staje się wówczas ogromnym wyzwaniem.
Stworzenie koncepcji kreatywnej, która będzie zgodna z filozofią firmy, opracowanie harmonogramu przygotowań, znalezienie godnych zaufania podwykonawców, koordynowanie działań, stały kontakt z dostawcami, kontrola nad aspektami technicznymi, logistycznymi i związanymi z bezpieczeństwem, rozliczenia… Elementów, nad którymi trzeba zapanować podczas organizacji eventu firmowego, jest całe mnóstwo.
W związku z tym kierownictwo coraz częściej zwraca się z prośbą o wsparcie do profesjonalnych agencji. Cały ciężar przygotowań bierzemy na siebie my, Event Managerowie. Skoro gościmy Cię na naszej stronie, pewnie też rozważasz tę opcję.

Bez względu na to, czy powierzysz organizację eventu firmowego komuś z zewnątrz, czy postanowisz zrealizować go we własnym zakresie, należy dobrze przygotować się do działania już na starcie. Poniżej omawiamy listę elementów, które są projektowym fundamentem. Jeśli ich nie określisz i nie doprecyzujesz, ryzykujesz, że prędzej czy później zapanuje chaos.

Oto tematy, które muszą zostać poruszone na początkowym etapie planowania wydarzenia firmowego. I pamiętaj, że:

im więcej dodatkowych pytań, tym więcej szczegółów, które przełożą się na sprawną realizację projektu i w efekcie jego sukces.
Organizacja eventu firmowego – lista tematów do omówienia

1. Termin
   Jest ważny z kilku powodów. Po pierwsze, jeśli decydujesz się na współpracę z agencją, na jego podstawie będzie ona mogła zweryfikować swoją dostępność. Druga sprawa: wybrana data pozwala zorientować się czy czas, który pozostał, jest wystarczający do porządnych przygotowań i rozplanowania działań. Trzecia rzecz: pora roku, a nawet konkretny miesiąc w jakimś stopniu wpływa na koncepcję kreatywną. I po czwarte: w pewnym stopniu termin może przełożyć się na koszty. Niektóre usługi poza sezonem (marzec – czerwiec, wrzesień – listopad) są tańsze.
2. Cel
   Wyróżnienie się na tle konkurencji? Przedstawienie nowych członków zarządu załodze? Poprawa wizerunku poprzez udział w akcji społecznej lub charytatywnej? Wprowadzenie nowych produktów i chęć zaprezentowania ich całej ekipie? A może docenienie pracowników lub integracja zespołu? Każdy event firmowy organizuje się po to, by osiągnąć konkretny cel. W efekcie to on decyduje o formacie wydarzenia i finalnej wersji scenariusza. Dlatego też za każdym razem trzeba go jasno sprecyzować.
3. Lokalizacja
   Miejsce eventu powinno być spójne z jego charakterem i umożliwiać realizację wszystkich punktów w zaplanowanym scenariuszu. Warto rozpisać, w jakim mieście odbędzie się wydarzenie i gdzie chcesz, aby odbył się event: na świeżym powietrzu czy w budynku. Kwestia lokalizacji imprezy jest strategicznie ważna pod kątem organizacyjnym.Od decyzji czy będzie to impreza w plenerze, czy w zadaszonym obiekcie zależy tak naprawdę wszystko. A więc jako inicjator powinieneś doprecyzować swoje preferencje np. impreza integracyjna w plenerze (nad wodą, na plaży, w górach ird.) lub przyjęcie świąteczne w zabytkowym hotelu z restauracją i SPA. Jeśli już na tym etapie masz konkretne sugestie co do miejsca (sala bankietowa w hotelu X), warto to zaznaczyć.
4. Czas trwania i program imprezy
   Wstępne założenia projektowe powinny określać, czy firma szykuje się na wydarzenie kilkugodzinne, jednodniowe czy np. weekendowe. Decyzja ta wpływa m.in. na program imprezy, czyli z punktu widzenia odbiorców, element najważniejszy. Zadbaj, by harmonogram eventu był intrygujący i dostarczył uczestnikom niezapomnianych wrażeń.
5. Grupa docelowa
   Do kogo kierowana jest impreza? Czy event będzie otwarty dla wszystkich, czy dedykowany konkretnej grupie gości? W imprezie wezmą udział tylko dorośli czy również dzieci? Zaproszone zostaną wyłącznie kobiety/mężczyźni czy towarzystwo będzie mieszane? Od grupy docelowej zależy bardzo wiele elementów w tym m.in. scenariusz imprezy, atrakcje dodatkowe, catering, gwiazdy wydarzenia/goście specjalni.
6. Okazja
   Chcesz zaskoczyć zespół oryginalną koncepcją imprezy świątecznej? A może szykuje się ważny jubileusz? Okazja, którą będziecie świętować, nadaje ton przygotowaniom. Planujesz skorzystać z usług agencji eventowej? A więc jest to informacja niezbędna.
7. Liczba osób
   Doskonale zdajemy sobie sprawę, że na etapie pomysłu ciężko jest precyzyjnie określić liczbę gości. Bardzo często finalna lista zaproszonych osób wychodzi w praniu. Dlatego też w fazie początkowej w zupełności wystarczające jest szacunkowe określenie uczestników wydarzenia np. do 50 osób, 80-100 osób.
8. Budżet
   Nie da się ukryć, że jest to czynnik, który zazwyczaj najmocniej wpływa na organizację eventu. Oczywiście im jest większy, tym pole do popisu rośnie. Jednak pamiętaj, że nawet z niewielkim budżetem jesteś w stanie zorganizować ciekawe wydarzenie, podczas którego Twoi goście miło spędzą czas, a ty zrealizujesz wszystkie swoje cele.
9. Atrakcje
   W dzisiejszych czasach jest w czym wybierać. Wyobraźnię organizatora ogranicza jedynie miejsce wydarzenia i… pieniądze. Do najpopularniejszych atrakcji aktualnie można zaliczyć m.in. muzykę na żywo, występ kabaretu, pokazy sztucznych ogni, ściankę do zdjęć/fotobudkę, pokazy barmańskie, degustację wina z udziałem sommeliera, live cooking czy też występy taneczne.Co ważne! Wszystkie dodatkowe rozrywki i niespodzianki powinny być starannie przemyślane, dopasowane do charakteru imprezy i grupy docelowej. Idealnie, jeśli w jakiś sposób wpiszą się w profil działalności przedsiębiorstwa. Warto poświęcić trochę czasu na analizę, co rzeczywiście może zainteresować gości, co sprawi im radość lub będzie miłą niespodzianką. Przy planowaniu eventów dla naszych klientów zawsze tworzymy listy z przynajmniej kilkoma propozycjami do wyboru. Oczywiście z uwzględnieniem preferencji, potrzeb i oczekiwań każdej ze stron.
10. Goście
    Nie wszyscy pamiętają o tym aspekcie przygotowań… A z perspektywy zaproszonych ma on ogromne znaczenie. Z pewnością zależy Ci, by uczestnicy świetnie się czuli i bawili na evencie, którego jesteś organizatorem. Zadbaj więc, by byli przygotowani na to, co dla nich szykujesz. Chodzi tu m.in. o dress code dostosowany do miejsca, okoliczności i atrakcji czy transport. W zaproszeniu, które szykujesz, zawrzyj niezbędne informacje organizacyjne, które mogą być ważne dla gości. Gwarantujemy, będą Ci za to wdzięczni.Od ogółu do szczegółu, czyli organizacja eventu firmowego

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że organizacja eventu firmowego jest skomplikowana i problematyczna. Rzeczywiście dla osób, które nie mają w tej dziedzinie doświadczenia (lub po prostu czasu), dopięcie wszystkiego na ostatni guzik będzie wyzwaniem. Niektórych niepotrzebnie przeraża ten ogrom informacji niezbędny do rozpoczęcia planowania. Ale uwierz nam, każda z tych kwestii wpływa na to, co zyskasz na końcu.

10 elementów, które opisaliśmy wyżej, jest tylko ogólnym zarysem. Mają one za zadanie pomóc Ci przygotować się do pierwszego kontaktu z agencją eventową. Nie martw się też na zapas, że zapomnisz o czymś powiedzieć lub napisać. Doświadczony Event Manager zawsze trzyma rękę na pulsie i w razie „w” dopyta o to, co trzeba.
Organizacja eventu firmowego – o tym warto pamiętać!

Powody, dla których organizowane jest wydarzenie i cele, jakie ma osiągnąć, mogą być przeróżne. Każdy event firmowy jest inny. Zapadające w pamięć imprezy to te, którym towarzyszą emocje i serdeczna atmosfera. Nieocenione są więc zdefiniowanie celów (firmy i uczestników), którym ma ono służyć, kreatywność i otwarty umysł organizatora, a także profesjonalizm podwykonawców.

Masz pomysł na organizację eventu firmowego? Szukasz wykonawcy, który wprowadzi Twój projekt w życie? A może nie do końca wiesz, jak ugryźć temat organizacji wydarzenia w swojej firmie? Napisz do nas niezobowiązująco: info@anilama.pl Służymy radą, wsparciem i doświadczeniem w zakresie event marketingu.